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Ansprechpartner

Andrea Krieg

Stabsstelle Campus-Familie

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INHALTE

Begrüßungscafé

Was ist das Begrüßungscafé?

Im Rahmen eines Begrüßungscafés werden die neuen Mitarbeiter der TU Ilmenau begrüßt. Auf Sitzgruppen verteilen sich u.a. die Universitätsleitung, das Personaldezernat, die mit den neuen Mitarbeitern in Kleingruppen ein lockeres Gespräch führen. Dadurch sollen sich die Mitarbeiter besser aufgenommen fühlen.

Wann findet das nächste Begrüßungscafé an der TU Ilmenau statt?

Der Termin für das nächste Begrüßungscafé an der TU Ilmenau ist der 09. Oktober 2014, 14:00 - 16:00 Uhr im EAZ Raum 3312 / 3314.

Ausgangssituation

Man kommt als neue(r) Mitarbeiter/in an die Universität. Zunächst muss man sich in eine neue Umgebung „einleben und einarbeiten“. Überwiegend lernt man nur die zukünftige eigene Abteilung kennen. Informationen zu wichtigen Ansprechpartner/innen, zur Universitätsleitung oder auch zum Personaldezernat erhält man lediglich über das Internet; persönlichen Kontakt zu Mitarbeiter/innen anderer Fakultäten und Bereiche oder zu Universitätsgremien hat man eher weniger.

Motivation

In der heutigen Zeit verändert sich die Kommunikation sehr stark. Ein Großteil davon spielt sich im Internet ab, das persönliche Miteinander geht immer mehr verloren. Interne Webseiten und soziale Netzwerke vermitteln Gemeinschaft, die bei genauem Betrachten eher keine ist.
Der Leitgedanke heißt "Campus-Familie", wobei es nicht nur darum geht, in eine „große Familie“ hineinzuwachsen, sondern auch darum, als Person wahr- und aufgenommen zu werden. Der Ansatz der Campus-Familie ist ganzheitlich und betrachtet den Menschen in allen Prozessen der Universität. Hierzu hat die TU Ilmenau eine Stabsstelle im Rektorat der Hochschule eingerichtet.
Zur gelebten Universitätskultur gehört das Ankommen der neuen Mitarbeiter/innen und auch der Studierenden. Während die Studierenden traditionell im Rahmen der feierlichen Immatrikulation als Mitglieder der Universität aufgenommen werden, dokumentieren die Beschäftigten die zukünftige Tätigkeit durch einen beidseitig unterzeichneten Arbeitsvertrag.
Ein Begrüßungscafé mit Universitätsleitung, Studentenwerk und Interessenvertretungen soll „die Neuen“ herzlich aufnehmen, verbinden und Hierarchie-Ebenen überwinden helfen.

Wie funktioniert das Begrüßungscafé?

Im kleinen Rahmen eines Begrüßungscafés lernen die neu eingestellten Mitarbeiter/innen u.a. die Universitätsleitung, die Vertreter der Interessenvertretungen und des Studentenwerkes persönlich kennen.
Das Konzept an der TU Ilmenau unterscheidet sich grundsätzlich von dem einer gewöhnlichen Vortragsveranstaltung. Die Anordnung der Tische und Stühle im Veranstaltungsraum gleicht dem Ambiente eines Cafés: Es gibt mehrere Tische mit Sitzgruppen; Kaffee und Kekse werden angeboten. An den Sitzgruppen nehmen die Gastgeber Platz, das heißt, der Rektor, die Prorektoren und die Kanzlerin, die Vertreter der Interessenvertretungen, wie Personalrat, Gleichstellungsrat und Schwerbehindertenvertretung, sowie Vertreter von studentischen und kulturellen Einrichtungen. Ihre Gäste und Gesprächspartner/innen sind die neuen Mitarbeiter/innen, die von Tisch zu Tisch wandern.
Vor der Veranstaltung erhalten alle Gäste ein Los, das eine bestimmte Tischreihenfolge vorgibt. Jede Tischrunde dauert 15 Minuten. Anschließend folgt entsprechend der Lose ein Tischwechsel, wobei sich die Gesprächspartner/innen der jeweiligen Tischrunde erneut mischen. Dadurch können sich alle miteinander bekannt machen. In jeder Runde stellen sich die neuen Mitarbeiter/innen und die Gastgeber/innen des jeweiligen Tisches vor. Weitere Fragen, zum Beispiel zu einzelnen Aufgabenbereichen und zu Aktuellem aus der Universität, werden ausgetauscht. Allen Mitarbeiter/innen wird die damit Möglichkeit gegeben, die Menschen „hinter den Namen“ kennen zu lernen.
Am Ende des Begrüßungscafés werden den „neuen“ Mitarbeiter/innen Begrüßungsmappen mit allen aktuellen universitären Informationen und Kontaktdaten ausgereicht.

Durch die Verbindung der Begrüßung mit dem Prinzip des „World Cafés“ ist die Veranstaltung weniger anonym und offiziell, dafür individueller. Dadurch sollen sich die neuen Mitarbeiter/innen besser aufgenommen und „zugehörig“ fühlen. Gleichzeitig werden die „Neuen“ miteinander vernetzt, denn man kennt sich an der Universität bereits persönlich.