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Aufbewahrungsfristen

Was ist eine Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist ist eine Rückgriffsfrist. Sie beschreibt einen Zeitraum, innerhalb dessen Sie den Vorgang aufbewahren müssen, um evtl. darauf zurückgreifen zu können.

Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, innerhalb dessen Sie die Bearbeitung des Vorgangs abgeschlossen haben. In der Regel erfolgt dies durch eine z.d.A.-Verfügung oder der Ablage des Vorgangs.

Die Aufbewahrungsfrist ist immer in Jahren angegeben.

Die Aufbewahrungsfrist endet nach Ablauf der vorgegebenen Kalenderjahre stets zum 31.12.

Ein Beispiel: Die Aufbewahrungsfrist für Klausuren beträgt 2 Jahre.

Die Klausuren wurden z.B. am 29.01.2016 geschrieben. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also am 1.1.2017 und endet am 31.12.2018. Erst ab dem 01.01.2019 können die Klausuren vernichtet werden.

Gilt die Aufbewahrungsfrist nur für analoge Unterlagen?

Nein. Die Aufbewahrungsfristen gelten sowohl für analoge als auch für digitale Unterlagen.

Wo sind die Aufbewahrungsfristen geregelt?

Die Regelung von Aufbewahrungsfristen finden Sie in den verschiedensten rechtlichen Vorschriften vom Handelsgesetzbuch bis hin zu kleineren bereichsspezifischen Vorgaben.

Damit Sie den Überblick behalten und sich rasch über die für Ihre Vorgänge relevanten Aufbewahrungsfristen informieren können, steht Ihnen eine Datenbank "Aufbewahrungsfristen" zur Verfügung. Diese enthält derzeit ca. 400 Datensätze. Bitte beachten Sie: Die Datenbank ist ein dynamisches Arbeitsinstrument, welches Aktualisierungen unterliegt.

Die Datenbank ist mit der Rektoratsmitteilung 17/2016 vom 29.11.2016 als offizieller Fristenkatalog der TU Ilmenau freigegeben worden.