Die Grundsätze der universitätsinternen Information und Dokumentation sind im QM-Handbuch geregelt. Hier wird neben den Inhalten der Dokumente, der Gültigkeitsbereich und die Zugangsberechtigung geklärt. Des Weiteren werden universitätsextern zugängliche Dokumente, wie z.B. das QM-Handbuch und das Leitbild der Universität im Internet veröffentlicht. Dokumente die lediglich inneruniversitär zugänglich gemacht werden sollen, werden im Intranet veröffentlicht. Nur für einzelne Bereiche der Universität zugängliche Dokumente werden in einem gesperrten Bereich des Intranets bzw. auf einem gemeinsamen Server abgelegt. In einem weiteren Kapitel des QM-Handbuches ist das Informationsmanagement der Universität dargelegt. Diese bildet in Anlehnung an die Zuständigkeiten für die einzelnen Geschäftsbereiche die Informationsflüsse zwischen den einzelnen Bereichen ab. Zudem besteht für alle Universitätsmitglieder die Möglichkeit unter diesem Link ein Feedback zu allen Belangen der Universität zu geben. Diese Informationen werden im Rahmen des Beschwerdemanagements genutzt.
Die zur Verbreitung des Qualitätsmanagementgedankens und des Qualitätskonzeptes bestimmten Informationsmaßnahmen sind vielschichtig. Bereits mit der Einführung des QMS wurden Veranstaltungen für die breite Universitätsöffentlichkeit, wie z. B. die regelmäßig stattfindende Personalversammlung, die Rechenschaftslegung des Rektorates, aber auch Gremien und Arbeitsgruppensitzungen genutzt, um über die Konzeption und den Stand der Umsetzung des QMS zu informieren. Regelmäßig wird im Senat und Studienausschuss über den Stand der Umsetzung des Qualitätsmanagements sowie Verbesserungsmaßnahmen berichtet. Im Zusammenhang mit der Einführung und Umsetzung des QMS finden Workshops zu verschiedenen Themen des Qualitätsmanagements an der TU Ilmenau statt. Hierzu werden alle Mitglieder der Universität eingeladen.
Die Sicherstellung der kommunikation wird durch die weitestgehend gremiengesteuerte Entscheidungsstruktur der TU Ilmenau erzielt. demnach sind alle Gremiensitzungen universitätsöffentlich. Neben den Mitgliedern der Gremien, die sich aus den verschiedenen Mitgliedern der Universität zusammensetzen, können Gäste an den Gremiensitzungen teilnehmen und durch ihren redebeitrag an der Entscheidungsfindung teilhaben. Zudem sind die Protokolle der Gremien nach ihrer Bestätigung im Intranet veröffentlicht und stehen demzufolge allen Mitgliedern der Universität zur Verfügung.
Jeder Mitarbeiter der TU Ilmenau kann den Bedarf einer weiteren, noch nicht bestehenden Prozessbeschreibung bzw. eines Teilprozesses oder Ablaufes innerhalb eines Prozesses bei der Stabsstelle QM per Antrag anmelden. Dazu ist das in der Vorschrift zur Lenkung von Dokumenten beschriebene Verfahren zu beachten. Über den Antrag entscheidet die AG QMB. Hierzu werden Notwendigkeit, Aufwand, Nutzen sowie Integration in die bestehende Prozesslandkarte bewertet.
Die Erstellung der Prozessbeschreibung erfolgt durch die Stabsstelle QM in Zusammenarbeit mit dem Verantwortlichen des Bereiches. Die Erstellung der Verfahrensanweisung, als Extrakt aus der Prozessbeschreibung, wird durch den Prozessverantwortlichen vorgenommen. Dabei sind die im QM-Handbuch beschriebenen Formblätter je nach Art des zu erstellenden Dokumentes, d.h. Prozess, Teilprozess oder Ablauf, Verfahrensanweisung zu nutzen und entsprechend auszufüllen.
Die Vorschrift zur Lenkung der Dokumente regelt neben der Vorgehensweise bei der Beantragung und Erstellung der Dokumente auch die Prüfung und Freigabe, Kennzeichnung, Verteilung, Aktualisierung/Änderung sowie die Wiederauffindbarkeit/Verfügbarkeit und Archivierung der Qualitätsmanagementdokumente.
Download zur Vorschrift "Lenkung von Dokumenten" | 
