TUILM-Mail
Das UniRZ stellt einen E-Mail Service für die Technische Universität Ilmenau bereit und stellt die Verfügbarkeit, Backup, Sicherheit und Weiterentwicklung der Systeme sicher. Mit der Einstellung wird jedem Mitarbeiter der TU Ilmenau ein elektronisches Postfach am E-Mail-System der Universität eingerichtet. Dieses elektronische Postfach dient der Kommunikation im Rahmen von Studium, Lehre und Forschung sowie der sonstigen dienstlichen Kommunikation. Die Benutzung des elektronischen Postfachs ist in der Immatrikulationsordnung, in der allgemeinen Dienstordnung und in der Benutzerordnung geregelt.
Das elektronische Postfach ist an die Bereitstellung einer E-Mail-Adresse und eines Accounts gebunden. E-Mail-Adressen werden nach dem Schema vorname.nachname@tu-ilmenau.de vergeben. Bei Namenskollisionen treten entsprechende Regeln zur Auflösung des Konflikts in Kraft.
Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden auf Viren und SPAM geprüft (siehe TUILM-MailSchutz).
Grundsätzliches zum Dienst "E-Mail":
- E-Mail ist ein asynchrones Medium.
(Extremfall: Verzögerung bei der E-Mail-Auslieferung bis zu mehren Stunden oder Tage möglich)
- Die Größe einer einzelnen E-Mail ist begrenzt. Sie orientiert sich am Standard zur Interoperabilität (derzeit ca. 20 MB).
- Der Speicherplatz für E-Mails ist für jeden Nutzer begrenzt (Quota). Die Begrenzung kann im Einzelfall erhöht werden. Bitte kontaktieren Sie dazu die IT Service Desk des UniRZ.
- Es gibt einen Viren- und SPAMschutz. Unerwünschte Mails werden in einem Quarantänebereich gespeichert, der online per Webbrowser eingesehen werden kann.
- Es gibt ein tägliches Backup.
- Restore (auch für einzelne E-Mails) möglich.
- Es gibt keine Lösung zur Archivierung von E-Mails.
Bereitstellung
Voraussetzung für die Benutzung des E-Mail-Dienstes an der Technischen Universität Ilmenau ist die Erfassung von Benutzerdaten beim Einstellungsprozess. Die für die Generierung einer E-Mail-Adresse und des Accounts benötigten Daten werden über das Identity Management automatisch zum E-Mail-System übertragen.
Mitarbeiter erhalten ihre E-Mail-Adresse und den Account nach Anerkennung der Benutzerordnung am IT Service Desk des UniRZ. Zwischen der Anerkennung der Benutzerordnung und der Freischaltung des elektronischen Postfachs liegt maximal ein Werktag.
Die Standardpostfachgröße beträgt 400 MB. Auf Wunsch können Mitarbeiter ein Postfach im Groupwaresystem Microsoft Exchange mit 2 GB Postfachgröße erhalten (siehe TUILM-Groupware).
Konfigurationshinweise
Die Web-Schnittstelle für E-Mail (WebMail) ist unter https://webmail.tu-ilmenau.de/ zu erreichen.
Der Zugriff auf das Postfach ist auch mit einem beliebigen IMAP-kompatiblen E-Mail-Programm möglich. Die Servereinstellungen lauten wie folgt:
- eingehender Mail-Server: imap.tu-ilmenau.de, Port 993, Verbindungssicherheit SSL
- ausgehender Mail-Server (mit Authentifizierung): smail.tu-ilmenau.de, Port 25, Verbindungssicherheit STARTTLS
Für die meist benutzten E-Mail-Programme listet folgende Tabelle die notwendigen Einstellungen auf. Es stehen auch bebilderte Anleitungen als PDF zum Download bereit.
| E-Mail-Programm | Eingehender Mail-Server: imap.tu-ilmenau.de Port 993 | Ausgehender Mail-Server: smail.tu-ilmenau.de Port 25 |
|---|---|---|
Thunderbird | Der Assistent zur Kontoeinrichtung ermittelt die Servereinstellungen automatisch. Sie müssen nur noch den Benutzernamen manuell eintragen (siehe Screenshot) und auf Konto erstellen klicken. | |
| Outlook 2010 (Anleitung als PDF) | Einstellung wird automatisch gefunden | Der Postausgangsserver erfordert Authentifizierung": Ja |
| Opera (Anleitung als PDF) | Servertyp: IMAP Sichere Verbindung (TLS): Ja Authentifizierung: Automatisch (Nur Text) | Sichere Verbindung (TLS): Ja Authentifizierung: Automatisch |
| Mail (Mac OS) | Servertyp: IMAP SSL: Ja | Standardports |
Es besteht die Möglichkeit, im Mailprogramm online nach universitären Mailadressen zu suchen. Die notwenigen Parameter dazu sind:
- Adressbuch-Server: imp.tu-ilmenau.de (Port 389)
- Adressbuch-Suchbasis: ou=members,dc=tu-ilmenau,dc=de
Das Passwort kann zentral für den Uni-Account an der TU Ilmenau unter https://www.tu-ilmenau.de/password/ geändert werden.
Webmail
Schritt 1: Einloggen
Um den Webmailer zu konfigurieren, loggen Sie sich bitte auf https://webmailtu-ilmenau.de/ ein.
Erforderlich dafür ist der vom Universitätsrechenzentrum vergebene Login und das zugehörige Kennwort.
Hinweis:Das Initialpasswort kann hier geändert werden.
Dieser Webmailer kann nicht von Mitarbeitern mit Exchange-Konto verwendet werden!
Schritt 2: Einstellungen
Wählen Sie am oberen, rechten Bildschirmrand den Reiter "Einstellungen".
Schritt 3: Kontrolle des Absenders
Unter Einstellungen -> Identitäten werden die Absenderinformationen eingegeben. Eine falsche Mailadresse kann dazu führen, dass der Mailserver zu verschickende Mails nicht annimmt. Tragen Sie hier den Vor- und Zunamen ein und die Mailadresse, welche Sie bei der Anmeldung im UniRZ bekommen haben.
Schritt 4: Spezialordner
Im Reiter "Spezialordner" kann angegeben werden welche Mail, in welchen Ordner weitergeleitet werden soll. Die empfohlenen Einstellungen sind rechts abgebildet.
Schritt 5: Angezeigte Ordner
Anschließend sollten die auf der Startseite angezeigten Ordner konfiguriert werden. Dies erreichen Sie mit einem Klick auf die Registrierkarte Ordner.
Der Ordner "Trash"(Papierkorb) ist im Normalfall ausgeblendet, da der neue Webmailer mit gelöschten E-Mails anders umgeht, als die vorhergehende Version. (mehr dazu im nächsten Schritt)
Sollten Sie den Papierkorb weiter wie gewohnt nutzen wollen, müssen Sie ihn an dieser Stelle mit einem Klick auf das Häkchen(Abonniert) einblenden.
Schritt 6: E-Mails löschen
Für den Umgang mit gelöschten E- Mails sind im neuen Webmailer zwei Konzepte vorgesehen.
Standardmäßig werden E- Mails beim Klick auf den ersten der beiden Buttons, als gelöscht markiert und grau hinterlegt, wie rechts im Bild zu sehen ist.
Ein Klick auf den zweiten Button von links, löscht die E- Mail sofort unwideruflich.
Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung des Papierkorbs, wie im vierten Schritt bereits erwähnt. In diesem Fall wird die E- Mail in den "Trash"- Ordner verschoben. Auch hier löscht ein Klick auf die zweite Schaltfläche die E- Mails sofort unwiderbringlich.
TIP: Man kann mehrere E- Mails wie von Windows gewohnt mit STRG und SHIFT markieren und per "Drag & Drop" verschieben. Um eine E- Mail im Papierkorb wieder in die Inbox herzustellen, beispielsweise.
Was passiert mit gelöschten E- Mails?
Was mit den E- Mails passiert, wenn man den ersten Löschenbutton betätigt, kann man in den Einstellungen, im Bereich "Servereinstellungen" festlegen. Die Einstellungen sind alle selbsterklärend.
TUILM-Groupware
Das UniRZ stellt einen Groupware Service auf Basis von Microsoft Exchange für die Technische Universität Ilmenau bereit. Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich auf Antrag und geschlossen für alle Personen einer Struktureinheit. Es werden ein 2 GB großes elektronisches Postfach und ein Kalender zur Terminverwaltung und –abstimmung bereit gestellt. Die Benutzung des elektronischen Postfachs, als Teil der Groupwarefunktionalität, ist in der allgemeinen Dienstordnung und in der Benutzerordnung geregelt.
Der Zugriff auf das elektronische Postfach und den Kalender ist mittels Web-Browser über Outlook Web Access (OWA) und Microsoft Outlook möglich. Die Authentifizierung erfolgt mit dem Groupware- / Active-Directory-Account über Benutzername und Passwort.
Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden auf Viren und SPAM geprüft (siehe TUILM-MailSchutz).
Unterstützte Clients:
- Outlook 2010, 2007 (Outlook 2003 nur noch bedingt, wir empfehlen ein Upgrade auf 2010)
- Outlook 2011 für Mac
- Entourage 2008 für Mac (siehe auch Konfigurationshinweise)
- Apple iPhone
- Windows Phone
Für sonstige Clienten können wir im Moment leider keinen Support leisten. Die Nutzung eines der o.g. vielen Standard-Clienten garantiert Ihnen die volle Groupwarefunktionalität.
Konfigurationshinweise
- Outlook 2010 unter Windows 7
- Konfigurationsprofil für Apple iPhone
- Outlook 2011 für Mac: Im neu angelegten Konto für Exchange muss in den Servereinstellungen lediglich der Server "group.tu-ilmenau.de" eingetragen und der Haken bei "Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen)" gesetzt werden.
- Bei Entourage 2008 sind das Service Pack 2 für Office 2008 und Microsoft Entourage 2008 für Mac Web Services Edition zu installieren. Die Konfiguration ist analog zu Outlook 2011 für Mac.
- Windows Phone: Das Zertifikat der Telekom Root CA und des Exchange Servers installieren, das Gerät neu starten und den Exchange-Account mit Domäne "x" und Server "group.tu-ilmenau.de" per SSL konfigurieren.
- Sonstige Smartphones: Wenn das Smartphone Exchange unterstützt, ist lediglich der Server "group.tu-ilmenau.de" mit SSL Verbindung zu konfigurieren und in einigen Fällen das Zertifikat der Deutschen Telekom Root CA 2 zu installieren.
Sonstiges
TUILM-MailList
Der Dienst ermöglicht die Verteilung von E-Mails an Gruppen von Benutzern (selbst moderierte Listen); in Planung: dynamische Mailinglisten vor allem für Prüfungsämter, ASC und die Hochschulleitung.