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INHALTE

Veranstaltungsservice

Leistungsangebot für Tagungen, Kongresse und sonstige Veranstaltungen

Veranstaltungen der TU Ilmenau werden je nach Handlungsbedarf vom Referat Marketing, insbesondere dem Bereich Conference Management, konzipiert und organisiert oder unterstützend begleitet.

Organisatoren von Tagungen, Kongressen, Symposien und anderer Veranstaltungen erhalten durch das Conference Management eine umfassende
Beratung/Unterstützung in allen organisatorischen Angelegenheiten
:

  • Veranstaltungskonzeption
  • Ablaufplanung
  • Veranstaltungsmarketing
  • Kosten- und Finanzierungsplanung
  • Veranstaltungsstätten
  • Kooperation mit anderen Institutionen/Einrichtungen
  • Leistungskoordination im technischen und logistischen Bereich


Wir informieren Sie und realisieren für Sie die Möglichkeiten der:

  • Hotelauswahl und- buchung, Vermittlung von Sonderkonditionen
  • Verkehrsmittelbuchung, Shuttle-Service
  • Fach- und Industrieausstellungen
  • Werbung in Proceedings, Fachzeitschriften, Programmen etc.
  • Nutzung des Konferenzmanagementsystems CONVERIA


Wir recherchieren und organisieren für Sie das:

  • Besichtigen von Veranstaltungsstätten vor Ort
  • Rahmenprogramme, deutsch und englischsprachig (Abendveranstaltungen, Festabende, Get-together-Parties etc.)
  • Catering
  • Bereitstellen von Veranstaltungsausstattung
  • Audio/Video- und Konferenzausstattung
  • Erstellung von Regie- und Ablaufplänen
  • Vorortbetreuung im Conference Office, VIP-Betreuung

 
Wir kontrollieren für Sie die:

  • Budgetverwaltung
  • Buchführung und Abrechnung
  • Vertragserfüllung mit Sponsoren
  • Auftragsabläufe
  • Kreditkartenabrechnung
  • Einhaltung des Corporate Design


Wir bieten Ihnen weiterhin Unterstützung an bei:

  • Konzeption, Entwurf und Gestaltung aller Druckunterlagen gemäß Corporate Design
  • Druckabwicklung und -überwachung
  • Auswahl geeigneter Verlage, Druckereien, Werbeagenturen, Grafikunternehmen etc.
  • Versand der Druckerzeugnisse
  • Plakatierung, Beschilderungen, Beflaggung etc. (Mitteilung 20/2010, Campusplan Plakatierung)
  • Korrespondenzen aller Art