http://www.tu-ilmenau.de

Logo TU Ilmenau


Ihre Position

INHALTE

Archiv-Benutzungsordnung

Die Archiv-Benutzungsordnung zum herunterladen:

§ 1

Das Recht, Archivgut im Universitätsarchiv (Archiv) zu benutzen, steht jeder Person zu, die ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft darlegen kann, soweit nicht Schutzfristen oder Einschränkungen (Datenschutzrecht) in besonderen Fällen entgegenstehen. Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, publizistischen oder Bildungszwecken sowie zur Wahrung berechtigter persönlicher Belange begehrt wird. Vereinbarungen zugunsten nichtöffentlicher Eigentümer von Archivgut bleiben unberührt. (vgl. Archivordnung § 7)

§ 2

Archivgut wird im Regelfall 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen für die Benutzung freigegeben. Ausgenommen sind solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren sowie nichtpersonenbezogene Unterlagen, die vor dem 3. Okt. 1990 entstanden sind. Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht darf nicht vor Ablauf von 10 Jahren nach dem Tod des Betroffenen zur Benutzung freigegeben werden. Ist das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand feststellbar, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen (§ 17 Abs. 1 und 2 ThürArchivG).

§ 3

Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf erst 60 Jahre nach seiner Entstehung zur Benutzung freigegeben werden. Für personenbezogenes Archivgut, das besonderen Geheimhaltungs- und Schutzvorschriften unterliegt, betragen die Schutzfristen bei feststellbarem Todesjahr des Betroffenen 30 Jahre nach dem Tod oder für solches mit nicht oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand zu ermittelndem Todesjahr des Betroffenen 120 Jahre nach der Geburt (§ 17 Abs. 3 ThürArchivG).

Nach oben

§ 4

Die festgelegten Schutzfristen, ausgenommen die nach § 3, können um höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen oder im Interesse der TU liegt (§ 17 Abs. 7 ThürArchivG).

Nach oben

§ 5

Die Schutzfristen nach den §§ 2 und 3 gelten auch für die Benutzung durch öffentliche Stellen. Das ständige Benutzungsrecht von Archivgut durch die aktenführende Stelle, bei der es entstanden ist, oder deren Funktionsnachfolger wird von den Schutzfristen nicht berührt (§ 17 Abs. 4 ThürArchivG).

Nach oben

§ 6

Die Schutzfristen können im Einzelfall auf Antrag verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung der Schutzfristen insbesondere zulässig, wenn die Benutzung für ein näher zu bestimmendes Forschungsvorhaben erfolgt und schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder das öffentliche Interesse die schutzwürdigen Belange des Betroffenen oder Dritter erheblich überwiegt (§ 17 Abs. 5 ThürArchivG). Der Antrag ist nicht formgebunden und schriftlich zu stellen. Die Genehmigung erteilt der zuständige Dezernent.

Nach oben

§ 7

Die Benutzung personenbezogenen Archivguts ist unabhängig von den Schutzfristen zulässig, wenn der Betroffene (Anlage 5) oder im Falle seines Todes seine Angehörigen die Einwilligung erteilt haben. Die Einwilligung ist im letzteren Fall von dem überlebenden Ehegatten, nach dessen Tod von seinen Kindern oder, wenn weder Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, von den Eltern des Betroffenen einzuholen. Die Zustimmungserklärung ist für vorgesehene Veröffentlichungen und andere Formen öffentlicher Verbreitung gleichermaßen erforderlich.
Sind überwiegende schutzwürdige Belange Dritter zu wahren, ist nach § 14 zweiter Anstrich zu verfahren (§ 18 Abs. 1 ThürArchivG).

Nach oben

§ 8

Einer betroffenen Person ist, ohne Berücksichtigung der Schutzfristen auf Antragstellung Auskunft über die im Archivgut zu ihrer Person enthaltenen Daten zu erteilen. An Stelle einer Auskunft kann Einsicht in die Unterlagen gewährt werden (§ 19 Abs. 1 ThürArchivG). Hierzu ist der Antrag nach Anlage 1 zu stellen. Die erforderliche Genehmigung erteilt der Dezernent. Die Auskunft kann nach § 13 Abs. 5 ThürDSG verweigert werden. Die Angabe von Gründen kann nach § 13 Abs. 6 ThürDSG entfallen (Anlage 2).

Nach oben

§ 9

Die Benutzung von personenbezogenem Archivgut für andere juristische oder natürliche Personen ist

  • im ersten Fall nur im Rahmen der Amtshilfe mit schriftlicher Einwilligung gemäß § 7 und
  • im zweiten Fall nur mit schriftlicher Einwilligung gemäß § 7

möglich.

Nach oben

§ 10

Die aktenführenden Stellen der Technischen Universität Ilmenau haben zur Ausführung ihrer Aufgaben die Möglichkeit, das von ihnen abgegebene personenbezogene Archivgut auszuleihen. Die Listen der berechtigten Personen mit Zuordnung zur aktenführenden Stelle, die personenbezogenes Archivgut ausleihen dürfen, liegen im Archiv vor.

Nach oben

§ 11

Die Benutzung von Archivgut nach Ablauf der Schutzfrist von 30 Jahren erfolgt generell nur nach Antragstellung (Anlage 3). Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Dezernent. Sie gilt für das Kalenderjahr und den Benutzungszweck, für den sie ausgestellt wurde. Auf Verlangen sind dem Antrag ergänzende Angaben und Unterlagen, gegebenenfalls Bürgschaften für den Benutzer beizufügen (§ 2 Abs. 1, 2, 3 und 5 Thüringer Archiv-Benutzungsordnung).

Nach oben

§ 12

Für die Benutzung von personenbezogenem Archivgut nach den §§ 6, 7, 9 Satz 3 und 11 ist zusätzlich zum Benutzungsantrag (Anlage 3) eine Erklärung zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte (Anlage 4) zu unterzeichnen (§ 2 Abs. 4 Thüringer Archiv-Benutzungsordnung).

Nach oben

§ 13

Die Benutzung und Ausleihe von Archivgut erfolgt grundsätzlich in den Räumen des Archivs. Das Archivgut ist vom Benutzer sorgfältig zu behandeln. Er haftet für von ihm verursachte Schäden (§ 5 Abs. 4 Thüringer Archiv-Benutzungsordnung).

Nach oben

§ 14

Die Benutzung von Archivgut ist einzuschränken oder zu versagen, wenn Grund zu der Annahme besteht,

  • daß dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Technischen Universität Ilmenau wesentliche Nachteile erwachsen,
  • daß schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden,
  • daß der Erhaltungszustand des Archivguts beeinträchtigt wird,
  • daß durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entsteht

(§ 18 Abs. 1 ThürArchivG).

Nach oben

§ 15

Auf Antrag eines Benutzers und nach Genehmigung durch den Dezernenten können Reproduktionen von Archivgut angefertigt werden. Ein Rechtsanspruch auf die Anfertigung von Reproduktionen besteht nicht.

Nach oben

§ 16

Der Benutzer ist verpflichtet, das Druckwerk, das er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Archivs erstellt hat, in Form eines Belegexemplars der TU Ilmenau (Archiv) unentgeltlich zur Verfügung zu stellen (§ 16 Abs. 4 ThürArchivG). Ist ihm dies insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes nicht möglich, kann er der Archivverwaltung ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen.

Nach oben

§ 17

Für die Benutzung von Archivgut und daraus folgenden Aufträgen (z.B. Reproduktionen) sind Gebühren entsprechend der Gebührenordnung zu entrichten (Anlage 5).

Nach oben