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Aussonderung von Abschlussarbeiten (Bachelorarbeit, Diplomarbeit, Masterarbeit) an das Archiv

Die Aufbewahrungsfrist für Abschlussarbeiten beträgt fünf Jahre ab Bekanntgabe der Noten. Diese Frist gilt nur für das beim Prüfungsamt verbleibenden Exemplar. Die Gutachterexemplare können nach Abschluss des Benotungsverfahrens vernichtet werden bzw. dem Archiv zur Kassation übergeben werden.

Sie möchten Abschlussarbeiten aussondern und dem Universitätsarchiv anbieten?

Dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

 
1. Aussonderung der Unterlagen

Fassen Sie bitte die Abschlussarbeiten eines Jahrgangs zu einem oder mehreren Bündeln zusammen. Füllen Sie bitte ein Deckblatt für das Abschlussarbeitenbündel aus (Download in der rechten Spalte). Danach verschnüren Sie das Bündel. Füllen Sie anschließend die Ablieferungsliste für Abschlussarbeiten aus und listen in dieser alle Abschlussarbeiten auf (Download mit Beispiel in der rechten Spalte). Danach verstauen Sie die Bündel in einem Karton (diese können gerne über das Archiv angefordert werden) und legen die ausgefüllte und unterzeichnete Ablieferungsliste bei.

2. Abholung der Unterlagen

Senden Sie bitte eine elektronische Variante (Excel-Format) der Ablieferungsliste an das Archiv. Das Archiv prüft die Liste und organisiert gemeinsam mit den Hausmeistern die Übernahme der Bündel. Die Hausmeister melden Sich bei Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren und Sie gegebenenfalls zuvor mit Kartons zu versorgen. Zum vereinbarten Termin holen die Hausmeister die Unterlagen ab und bringen diese in den Zugangsraum des Archivs im Mehrzweckgebäude.

3. Übernahme durch das Archiv

Das Archiv wird von den Hausmeistern über die erfolgte Abholung der Abschlussarbeiten informiert. Zeitnah prüft ein Archivmitarbeiter die Vollständigkeit der Unterlagen anhand der Ablieferungsliste und den Deckblättern. (Liegen diese nicht bei, werden die Unterlagen in diesem Fall immer an die aktenführende Stelle zurückgesandt.) Die Abschlussarbeiten werden bis zum Ablauf der fünfjährigen Aufbewahrungsfrist (bis zum Ablauf des fünften vollendeten Kalenderjahres) im Archiv aufbewahrt. Die Möglichkeit der Einsichtnahme in die Arbeiten bleibt gewährleistet. Im Anschluss erhält die aktenführende Stelle ein vom Archiv gegengezeichnetes Exemplar der Ablieferungsliste zum Verbleib. Diese Ablieferungsliste dient sowohl der aktenführenden Stelle als auch dem Archiv zum Nachweis über die korrekte Aktenübernahme, die Aufbewahrung und die erfolgte Kassation der Arbeiten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.