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INHALTE

Aussonderung von Klausuren

Die Aufbewahrungsfrist für Klausuren beträgt zwei Jahre ab Bekanntgabe der Noten.

Sie möchten Klausuren aussondern und dem Universitätsarchiv anbieten?

Dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

 
1. Aussonderung der Unterlagen

Fassen Sie bitte die Klausuren einer Lehrveranstaltung (z.B. Angewandte Medientechnik WS 2013/14) zu einem Bündel zusammen. Füllen Sie bitte ein Deckblatt für das Klausurenbündel aus (Download in der rechten Spalte). Heften Sie bitte an das Deckblatt eine Namensliste oder Matrikelnummernliste der Klausurteilnehmer (kann auch Kopie der Teilnehmerliste sein). Danach verschnüren Sie das Klausurenbündel. Füllen Sie anschließend die Ablieferungsliste für Klausuren aus und listen in dieser alle Klausurthemen auf (Download mit Beispiel in der rechten Spalte). Danach verstauen Sie die Klausurenbündel in einem Karton (diese können gerne über das Archiv angefordert werden) und legen die ausgefüllte und unterzeichnete Ablieferungsliste bei.

2. Abholung der Unterlagen

Senden Sie bitte eine elektronische Variante (Excel-Format) der Ablieferungsliste an das Archiv. Das Archiv prüft die Liste und organisiert gemeinsam mit den Hausmeistern die Übernahme der Bündel. Die Hausmeister melden Sich bei Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren und Sie gegebenenfalls zuvor mit Kartons zu versorgen. Zum vereinbarten Termin holen die Hausmeister die Unterlagen ab und bringen diese in den Zugangsraum des Archivs im Mehrzweckgebäude.

3. Übernahme durch das Archiv

Das Archiv wird von den Hausmeistern über die erfolgte Abholung der Klausuren informiert. Zeitnah prüft ein Archivmitarbeiter die Vollständigkeit der Unterlagen anhand der Ablieferungsliste und den Deckblättern. (Liegen diese nicht bei, werden die Unterlagen in diesem Fall immer an die aktenführende Stelle zurückgesandt.) Die Klausuren werden bis zum Ablauf der zweijährigen Aufbewahrungsfrist (bis zum Ablauf des vollendeten zweiten Kalenderjahres) im Archiv aufbewahrt. Die Möglichkeit der Einsichtnahme in die Klausuren bleibt gewährleistet. Im Anschluss erhält die aktenführende Stelle ein vom Archiv gegengezeichnetes Exemplar der Ablieferungsliste zum Verbleib. Diese Ablieferungsliste dient sowohl der aktenführenden Stelle als auch dem Archiv zum Nachweis über die korrekte Aktenübernahme, die Aufbewahrung und die erfolgte Kassation der Klausuren nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.