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Ihre Position

INHALTE

Aktenaussonderung

Sie möchten Verwaltungsakten aussondern?

Dann bieten Sie diese bitte dem Universitätsarchiv an.

 

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Anbietung der Unterlagen

Bieten Sie diese Unterlagen dem Archiv an. Listen Sie bitte hierzu alle auszusondernden Unterlagen in der Ablieferungsliste für Verwaltungsakten (Download in der rechten Spalte) auf. Senden Sie diese Liste im Excel-Format (bitte nicht als pdf-Datei) an die E-mail-Adresse des Archivs: archiv@tu-ilmenau.de. Das Archiv bewertet die Positionen und kennzeichnet auf der Liste diejenigen Unterlagen, die es zur dauerhaften Archivierung oder zwischenzeitlichen Aufbewahrung übernehmen wird. Sie erhalten die durch das Archiv bearbeitete Liste per E-mail zurück.

2. Aussonderung der Unterlagen

Entsprechend der Bewertungsentscheidung des Archivs können Sie nun Ihre Unterlagen aussondern. In der Regel sind die Unterlagen bei Ihnen als Akte oder innerhalb eines Ordners abgelegt. Lassen Sie bitte die Unterlagen unverändert. Nur so ist es dem Archiv möglich, die innere Ordnung der Vorgänge zu bewahren und gegebenenfalls auf die Akten schnell zugreifen zu können. Füllen Sie bitte für jede einzelne Akte bzw. für jeden einzelnen Ordner ein „Deckblatt zur Aktenablieferung“ aus (Download in der rechten Spalte). Versehen Sie bitte jede Akte bzw. jeden Ordner mit dem ausgefüllten Deckblatt und verschnüren Sie die Unterlagen zu einem max. 10 cm hohen Bündel.

Aktualisieren Sie bitte die Ablieferungsliste, indem nur noch jene Positionen auflisten, die Sie auch an das Archiv abgeben. Diese Liste sollte also eine Auflistung aller abzuliefernden Akten bzw. Ordner enthalten und mit den Angaben auf den einzelnen Deckblättern übereinstimmen. Dies dient der Kontrolle des Archivs auf Vollständigkeit der übergebenen Akten bzw. Ordner. Danach verstauen Sie die Aktenbündel in einem Karton (diese können gerne über das Archiv angefordert werden) und legen die ausgefüllte und unterzeichnete Ablieferungsliste bei.

Diejenigen Unterlagen, deren Übernahme das Archiv abgelehnt hat und die Sie nicht über das Archiv kassieren lassen möchten, können Sie anschließend selbst unter Beachtung des Datenschutzes vernichten.

3. Abholung der Unterlagen

Sobald die Bündel geschnürt und die Kisten gepackt sind, senden Sie bitte die Ablieferungsliste erneut an das Archiv: archiv@tu-ilmenau.de. Das Archiv prüft die Liste und organisiert gemeinsam mit den Hausmeistern die Übernahme der Akten. Die Hausmeister melden Sich bei Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren und Sie gegebenenfalls zuvor mit Kartons zu versorgen. Zum vereinbarten Termin holen die Hausmeister die Unterlagen ab und bringen diese in den Zugangsraum des Archivs im Mehrzweckgebäude.

4. Übernahme durch das Archiv

Das Archiv wird von den Hausmeistern über die erfolgte Abholung der Unterlagen informiert. Zeitnah prüft ein Archivmitarbeiter die Vollständigkeit der Unterlagen anhand der Ablieferungsliste und den Deckblättern. (Liegen diese nicht bei, werden die Unterlagen in diesem Fall immer an die aktenführende Stelle zurückgesandt.) Diejenigen Unterlagen, welche zur Archivierung oder zwischenzeitlichen Aufbewahrung vorgesehen sind, erhalten vom Archiv eine Signatur bzw. Zugangsnummer. Diejenigen Unterlagen, die zur Kassation vorgesehen sind, werden vom Archiv nach einer Stichprobe kontrolliert vernichtet. Im Anschluss erhalten Sie ein vom Archiv gegengezeichnetes Exemplar der Ablieferungsliste zum Verbleib. Diese Ablieferungsliste dient sowohl Ihnen als auch dem Archiv zum Nachweis über die korrekte Aktenübernahme, die erfolgte Aufbewahrung und/oder die erfolgte Kassation der Akten.