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INHALTE

FAQ

Was bedeutet SharePoint?

Die Sharepointwelt hat wie jedes IT-System eigene Begrifflichkeiten. Was diese bedeuten und wie eine Sharepointseite aufgebaut ist, wird in einem PDF-Dokument erklärt.

Wie können externe Nutzer Zugriff auf eine Websitesammlung bekommen?

Schicken Sie eine E-Mail mit Name, Vorname und E-Mailadresse des oder der externen Nutzer an sharepoint@tu-ilmenau.de. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung, nachdem die Zugänge eingerichtet wurden.

Wie kann ich das Passwort für SharePoint ändern?

Auf der Anmeldeseite vom SharePoint kann die Option zum Ändern des Kennwortes nach der Anmeldung gesetzt werden. Exchangenutzer können das Passwort ebenfalls über den Online Web Access (OWA) -> Optionen -> Kennwort ändern.

Wie kann ich E-Mails an Benutzer der Websitesammlung schicken?

Klicken Sie auf Websiteaktionen -> Websiteberechtigungen -> die Gruppe, an welche eine Mail geschickt werden soll -> einige oder alle Benutzer auswählen -> Aktionen -> E-Mail an Benutzer.

Möchte man alle Benutzer eines Projektes erreichen, wählt man zunächst eine beliebige Gruppe aus. Nun ist es nötig die URL der Seite zu editieren. Die Zahl nach dem Parameter "MembershipGroupId" muss durch eine 0 ersetzt werden. Zum Beispiel wird aus:

https://sharepoint.tu-ilmenau.de/websites/testsite/_layouts/15/people.aspx?MembershipGroupId=7

folgende URL:

https://sharepoint.tu-ilmenau.de/websites/testsite/_layouts/15/people.aspx?MembershipGroupId=0

Nun werden alle Benutzer des gesamten SharePoint-Projektes inkl. aller Unterprojekte angezeigt. Die Mail kann nun wie gewohnt über Aktionen -> E-Mail an Benutzer verschickt werden.

Um mehr als 30 Benutzer gleichzeitig zu markieren, gehen Sie auf Einstellungen -> Listeneinstellungen -> Ansichten: Detailansicht. Tragen Sie im Feld Eintagsgrenze: "Anzahl der anzuzeigende Elemente" den Wert 55 ein. Prinzipiell ist hier ein höherer Wert möglich, dann wird aber mit dem Hinweis auf zu viele Empfänger keine Mail erzeugt.

Wie groß dürfen Dateien sein?

Die maximale Dateigröße für den Upload liegt bei 195 MB. Für den Austausch größerer Dateien empfehlen wir TUILM-UpDownload, den Up- und Download-Server des UniRZ.

Wie funktioniert die Suche?

Die SharePoint-Suche umfasst Inhalte der Websitesammlung und hochgeladene Dateien in üblichen Officeformaten. Über die Standardsuche (oben rechts "Diese Website durchsuchen ...") werden Suchergebnisse der aktuellen Website angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass die Inhalte nicht in Echtzeit, sondern nur alle 5 Minuten indiziert und damit durchsuchbar gemacht werden. Die Suchergebnisse enthalten auch Inhalte, auf die der Nutzer keinen Zugriff hat.
Um Seiten von der Suche generell auszuschliessen, klicken Sie auf Seite/Liste -> Bibliotheks-/Listeneinstellungen -> Erweiterte Einstellungen -> Suchen: Nein.

Wie kann ich über mehrere Websites suchen?

Über die Standardsuche (oben rechts "Diese Website durchsuchen ...") werden nur Suchergebnisse der aktuellen Website angezeigt. Möchten Sie über alle Websites einer Websitesammlung suchen, nutzen Sie bitte das zentrale Suchcenter des SharePoint Servers oder gehen Sie auf die Einstiegsseite von SharePoint.

Wie muss der Internet Explorer konfiguriert werden?

Grundsätzlich sollte der Internet Explorer (IE) in der 32-Bit Version benutzt werden. Um zu überprüfen, welche Version verwendet wird, klickt man im IE rechts oben auf das Zahnrad-Icon -> Info. Steht in der Zeile "Version" 64-Bit, ist die 64-Bit Version gestartet, andernfalls die 32-Bit Version.

Abhängig von den gewählten Sicherheitseinstellungen können einige Funktionen des SharePoint-Portals nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden. Im Normfall genügt es, die Website zur Zone der "Vertrauenswürdigen Sites" hinzuzufügen: Menü Extras -> Internetoptionen -> Sicherheit -> Vertrauenswürdigen Sites -> Button "Sites" -> "https://sharepoint.tu-ilmenau.de" Hinzufügen.

Sollte das nicht ausreichen, muss überprüft werden, ob folgende Sicherheitseinstellungen der Zone aktiviert sind (Menü Extras -> Internetoptionen -> Sicherheit -> Stufe anpassen):

  • ActiveX-Steuerelemente und Plug-Ins
    • ActiveX-Steuerlemente ausführen, die als "sicher für Skripting" markiert sind
    • ActiveX-Steuerelemente und Plug-Ins ausführen
    • Binär- und Skriptverhalten
  • Downloads -> Dateidownload
  • Scripting -> Active-Scripting

Wie wird ein Upgrade eines Projektes auf Version 2013 durchgeführt?

Für SharePoint-Projektadministratoren haben wir eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Projekt-Upgrade erstellt.

Wie lang darf eine URL sein?

Die maximale URL-Länge hängt von vielen Faktoren ab. Als Faustregel gilt, dass die Pfadkomponente der URL 256 Zeichen nicht überschreiten sollte. Achten Sie daher auf möglichst kurze URL-Namen für Websites, Bibliothek, Order- und Dateinamen. Vermeiden Sie hier auch Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen.

Alles nach dem „?“ in der URL zählt nicht zur Pfadkomponente sondern sind Parameter. Hier gibt es z.B. im Internet Explorer eine Beschränkung auf ca. 2000 Zeichen. Detaillierte Informationen hierzu gibt es in einem TechNet-Artikel.

Wie behebt man Fehler im OneDrive for Business Client?

Der OneDrive for Business Client ermöglicht ab SharePoint 2013 die automatische Synchronisierung einer Dokumentenbibliothek zwischen Server und PC. In selten Fällen kommt es zu einem Fehler bei der initialen Synchronisierung. Die Behebung des Fehlers haben wir in einem PDF-Dokument beschrieben.

Das Zusammenspiel mit Office 2016 funktioniert nicht. Was ist zu tun?

Office 2016 für Windows kann sich gegenüber dem SharePoint-Server nicht authentifizieren. Ursache ist die „Moderne Authentifizierung“ auf Basis von ADAL (Active Directory Authentication Library), welche in Office 2013 noch optional war, in 2016 aber als Default-Authentifizierungsmethode konfiguriert ist. Diese Methode wird zurzeit nicht von unserer SharePoint-Infrastruktur unterstützt. Abhilfe schafft ein Registryeintrag, die ADAL auf dem lokalen PC für Office 2016 deaktiviert. 

Dazu erstellt man unter HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity ein DWORD (32-Bit) mit dem Wert 0. Alternativ kann man diese Registry-Datei importieren. Da der Eintrag im Nutzerzweig der Registry steht, muss er für jeden Windowsbenutzer separat gesetzt werden. Nach einem Neustart von Windows ist die Einstellung wirksam und die Daten können wie gewohnt bearbeitet werden.