1.1 Allgemeines

Die UB erschließt und verzeichnet im Rahmen der Hochschulbibliographie  relevante Publikationen der Mitarbeiter der TU Ilmenau. Neben Monographien werden vor allem Aufsätze und Beiträge erfasst, die im Katalog der UB bisher nicht verzeichnet wurden. Darüber hinaus werden zukünftig auch die an der TU Ilmenau erstellten Abschlussarbeiten (Diplom-, Bachelor- und Masterarbeiten) dokumentiert.

Die UB Ilmenau betreibt ein eigenes Lokales Bibliothekssystem im Rahmen des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (GBV). Die Hochschulbibliographie ist dabei Teil des lokalen Kataloges und damit wiederum Teil des GBV-Verbundkataloges. Dadurch werden nicht nur qualitativ hochwertige Titelaufnahmen gewährleistet, sondern auch eine optimale Auffindbarkeit für interessierte Wissenschaftler.
Die Hochschulbibliographie wird durch das Setzen eines bestimmten Parameters als Auszug aus dem Katalog erzeugt, so dass auch ausschließlich in der Hochschulbibliographie recherchiert werden kann. Sie bietet damit die gleichen Funktionalitäten wie der Katalog, jedoch besteht darüber hinaus die Möglichkeit, die Publikationen nach Instituten oder Struktureinheiten zu selektieren. Die Autoren können die Titelaufnahmen der Hochschulbibliographie auch für ihre eigenen Publikationslisten und -seiten sowie für Förderanträge verwenden. Somit wird ein anerkannter bibliographischer Standard für die wissenschaftliche Selbstdarstellung zur Verfügung gestellt.

Zusätzlich zur bloßen Verzeichnung der Publikationen besteht die Möglichkeit, mit Schlagworten und einem Abstract den Inhalt der Publikation dem interessierten Leser schon auf der Ebene der Bibliographie bzw. der Kataloge nahe zu bringen. Diese angereicherten Katalogisate sind besonders geeignet, die Rezeption der Veröffentlichungen zu fördern.

1.2 Forschungsevaluation

Die Akzeptanz der Hochschulbibliographie steht und fällt mit der Vollständigkeit der verzeichneten Publikationen. Deshalb kooperiert die UB mit der Leitung der TU Ilmenau seit Mitte 2004, um eine vollständige Verzeichnung zu erreichen:

Die TU Ilmenau beabsichtigt, ab 2005 Lehre und Forschung jährlich universitätsintern zu evaluieren, um Finanzmittel und Personal den einzelnen Fachgebieten sinnvoll zuordnen zu können. Dabei ist die Publikationstätigkeit der einzelnen Wissenschaftler bzw. der Fachgebiete ein wichtiges Kriterium. Vorgesehen ist, dass die Wissenschaftler ihre Veröffentlichungen für die Hochschulbibliographie an die UB melden. Diese stellt daraufhin dem Rektorat die für die Evaluation notwendigen Daten zur Verfügung. Damit wird jeder Wissenschaftler ein elementares Interesse daran haben, dass seine Publikationen vollständig in der Hochschulbibliographie verzeichnet sind. Das Rektorat beabsichtigt, diese Vorgehensweise alsbald in der Evaluationsordnung festzuschreiben.

Für die Wissenschaftler der TU stellt diese Form der Evaluation eine Arbeitsentlastung dar, da sie nur einmal ihre Veröffentlichungen melden müssen, dafür aber einen doppelten Nutzen haben: professionelle Präsentation in den bibliothekarischen Katalogen und evaluationsrelevante Dokumentation ihrer Forschungsleistung innerhalb der Universität.

Gleichzeitig erhält die UB einen Überblick über die Veröffentlichungen, die von Wissenschaftlern der TU erstellt worden sind. Bisher war die vollständige Verzeichnung bzw. Beschaffung der TU-Publikationen praktisch nicht möglich.

Soweit bekannt, ist diese Verbindung von Forschungsevaluierung und Hochschulbibliographie an keiner anderen deutschen Hochschule bisher förmlich institutionalisiert, so dass dieser Ansatz den innovativsten Aspekt im Konzept ilmedia darstellt.

1.3 Abschlussarbeiten

Zukünftig wird auf Grundlage der Prüfungsordnungen  die UB die an der TU Ilmenau erstellten Abschlussarbeiten bibliographisch verzeichnen und zusammen mit einem vom jeweiligen Absolventen geschriebenen Abstract in die Hochschulbibliographie aufnehmen.

1.4 Weitere Anwendungen der Hochschulbibliographie

Außer den bereits genannten Anwendungen sind weitere bibliographische Dienstleistungen denkbar. So können z. B. aus der Datenbasis der Hochschulbibliographie jederzeit gedruckte Bibliographien nach unterschiedlichen Kriterien erstellt werden. Zur Zeit sind die beiden folgenden Anwendungen vorgesehen:

Die Titelaufnahmen der Hochschulbibliographie sollen für die Erstellung der regelmäßig erscheinenden Forschungsberichte der Universität eingesetzt werden. In diesen Berichten sind u. a. die wichtigsten Veröffentlichungen jedes Fachgebietes angeben.

Darüber hinaus können die Fachgebiete der TU anstatt der Pflege umfangreicher Literaturlisten auf ihren eigenen Internetseiten einen Link zum Aufruf ihrer Literaturangaben in der Hochschulbibliographie setzen. Gleiches gilt auch für die Forschungs- und Transferdatenbank der Universität.

2.1 Allgemeines

Zusätzlich zum Service der Hochschulbibliographie bietet die UB den Wissenschaftlern der TU Ilmenau die Möglichkeit, ihre Arbeiten schnell, kostenlos und unkompliziert elektronisch zu veröffentlichen.

Das digitale Format ermöglicht die Einbindung multimedialer Elemente sowie ein schnelles und selbstbestimmtes Publizieren. Die UB unterstützt die Mitarbeiter der TU bei der Wahl des richtigen Publikationsmodells, u.a. auch bei der Gründung von Schriftenreihen. Dabei leistet die UB Hilfestellung, etwa bei der Beantragung einer ISSN.

Der Service des Elektronischen Publizierens steht allen Mitarbeitern der TU für ihre wissenschaftlichen Texte offen. Neben Aufsätzen und kleineren Abhandlungen sind vor allem Kongressschriften und Dissertationen  wegen der kostenfreien und nachhaltigen Verbreitung der Texte ideale Dokumente für das Elektronische Publizieren mit ilmedia. Nach Empfehlung durch die betreuenden Dozenten können aber auch hervorragende studentische Arbeiten publiziert werden.

Als Veröffentlichungs- bzw. Archivierungsplattform nutzt ilmedia die „Digitale Bibliothek Thüringen“  (dbt). Sie ist das „elektronische Regal“ für den Katalog. Zugleich ermöglicht sie die Auffindbarkeit der Dokumente über gängige Suchmaschinen im Internet. Die dbt stellt die dauerhafte elektronische Archivierung unter einer stabilen URL oder URN sicher. Der Zugriff auf die Volltexte in der dbt wird durch die Angabe von Links in der Hochschulbibliographie und den lokalen und überregionalen Katalogen sehr einfach gestaltet.

2.2 Retrospektive Digitalisierung

Neben dem Einstellen von elektronisch vorliegenden  Dokumenten bietet die UB auch die Möglichkeit der retrospektiven Digitalisierung bereits konventionell veröffentlichter Arbeiten. Dabei ist vor allem an Aufsätze in Zeitschriften und Sammelbänden gedacht. Auch hier zeigt sich die Verknüpfung von Hochschulbibliographie und Elektronischem Publizieren: durch den Service der retrospektiven Digitalisierung wird die in der Hochschulbibliographie vorhandene Titelaufnahme durch den Volltext des Dokuments vervollständigt.

2.3 Temporäre Dokumente

Die Dienstleistung „Elektronisches Publizieren“ mit ilmedia bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit, Dokumente nur für eine befristete Zeit einzustellen. Die Autoren verwalten hier ihre Dokumente selbst und eigenverantwortlich in der dbt. Für Texte von nur temporärem Interesse, z. B. Studien- und Vorlesungsmaterialien, aber auch für „preprints“ und „works in progress“ ist dies ein interessanter und sehr schneller Weg des Publizierens. Ideal für Studiengruppen und Seminare: die Dokumente können mit einem Passwortschutz versehen werden.

Soweit sich ein Dokument für eine nachhaltige und langfristige Publikation eignet, kann es von der UB auch nachträglich als dauerhaftes digitales Dokument klassifiziert und entsprechend erschlossen werden. Die URL des temporären Dokuments bleibt beim permanenten Dokument erhalten.

Die UB bietet mit ilmedia eine umfassende Dienstleistung für wissenschaftliche Publikationen an der TU Ilmenau. Daher werden nicht nur die bibliographische Verzeichnung oder die elektronische Publikation unterstützt. Auch der bewährte Weg des Publizierens durch den Druck von Büchern kann durch ilmedia mit Hilfe von externen Dienstleistern beschritten werden. Erste Erfahrungen hierbei hat die UB bereits gesammelt.

Die gedruckte und die elektronische Form eines Textes schließen sich nicht aus. Sie sind zwei unterschiedliche Erscheinungsweisen, die eine je eigene Funktionalität besitzen. Beim digitalen Dokument steht die schnelle und kostenfreie Verfügbarkeit im Vordergrund. Das gedruckte Werk hingegen kommt dem Bedürfnis nach intensiver Lektüre und einfacher Archivierung entgegen. Auch wenn die primäre Veröffentlichung wissenschaftlicher Texte im wesentlichen digital erfolgen sollte, um eine möglichst große Verbreitung und Rezeption zu gewährleisten, kann bei umfangreicheren Texten die Möglichkeit, ein gedrucktes Buch anzubieten, sinnvoll sein.

Die UB unterstützt die Mitarbeiter im Rahmen von ilmedia dabei, ihre elektronisch veröffentlichten Dokumente mit einem geringen technischen und finanziellen Aufwand auch als Buch im Wege des „print on demand“ verfügbar zu machen. Gerade für Dissertationen ist dieser Service besonders interessant. Mit dem Angebot, die Mitarbeiter der TU bei der Veröffentlichung von Büchern zu unterstützen, will die UB nicht in Konkurrenz zu Verlagen treten. Bücher mit großer Auflage wie Lehr- und Handbücher sind dort am besten aufgehoben. Für wissenschaftliche Veröffentlichungen speziellen Inhalts aber, wie das typischerweise bei Dissertationen oder kleineren monographischen Abhandlungen der Fall ist, ist die herkömmliche Verlagspublikation für die Autoren in der Regel wirtschaftlich nicht interessant.

Die UB Ilmenau bietet mit ilmedia umfassende, kostenlose Dienstleistungen für die Veröffentlichungen der Mitarbeiter der TU Ilmenau an. Von der bloßen Verzeichnung bis hin zum Druck von Büchern reicht das Angebotsspektrum. Ziel aller Aktivitäten ist die Förderung der Verbreitung und Rezeption der an der Universität erstellten wissenschaftlichen Arbeiten, letztlich also die Stärkung des wissenschaftlichen Profils der TU Ilmenau.