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Ansprechpartnerin

Sigrid Wille

Koordinatorin Graduierte

Telefon 03677 69 1763

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INHALTE

Vertragsschließung

Die Vertragsschließung erfolgt ausschließlich über das LEONARDO-Büro Thüringen; nur auf Basis autorisierter Dokumente ist eine Förderung möglich. Zur Gewährleistung der Qualität der Auslandsaufenthalte sind bestimmte  Mindeststandards einzuhalten. In diesem Prozess unterstützt Sie das LEONARDO-Büro Thüringen mit den Erfahrungen aus mehr als 20 Jahren Projektarbeit.

Die Erstellung der Vertragsdokumente erfolgt datenbankgestützt. Ihre Mitwirkung ist hier unbedingt erforderlich. Bleibt diese aus, so stoppt die Vertragsschließung. Über die jeweils erforderlichen Aktivitäten werden Sie per E-Mail informiert. Checken und lesen Sie die E-Mails regelmäßig und reagieren im eigenen Interesse sofort! Andernfalls riskieren Sie einen verspäteten Förderbeginn und damit eine Reduzierung der Fördersumme! 

Schritt 1: Lernvereinbarung / Learning Agreement (zunächst der vor der Mobilitätsphase auszufüllende Abschnitt) Das ist das Kernstück der Vertragsdokumente. Bei der Erstellung sind wir auf die Mitarbeit der Praktikumseinrichtung (= aufnehmende Einrichtung) sowie ebenfalls der Hochschule (= Entsendeeinrichtung) angewiesen und benötigen von dort verschiedene Angaben.

1. Sie werden per E-Mail zum Download des Dokuments aufgefordert. Bitte folgen Sie genau dem beschriebenen Ablauf. Nach Abstimmung mit der verantwortlichen Person von Seiten Ihrer Fakultät bzw. Ihres Fachbereichs ergänzen Sie in diesem Dokument die Kontaktdaten. Die entsprechenden Felder im Dokument sind gelb hinterlegt. 

2. Anschließend senden Sie die ergänzte Lernvereinbarung/das Learning Agreement per E-Mail an Ihre Kontaktperson in der Praktikumsstelle mit der Bitte, die noch fehlenden Informationen (Internetseite, Personen, Arbeitszeit, Bezahlung, geldwerte Leistungen, Versicherungen) und das Praktikumsprogramm zu vervollständigen und Ihnen per E-Mail zu senden. Die von Ihrer Praktikumsstelle zu ergänzenden Felder sind im Dokument grün hinterlegt. Sollten Sie von Ihrer Praktikumsstelle innerhalb einer Woche keine Reaktion erhalten: Fragen Sie unbedingt nach! 

3. Sobald Sie das vervollständigte Dokument von Ihrer Praktikumsstelle erhalten, laden Sie es in der Datenbank Mobility Online hoch. 

4. Wir prüfen das hochgeladene Dokument. Warten Sie bitte die Freigabe durch das LEONARDO-Büro Thüringen ab und organisieren erst dann die  jeweiligen Unterschriften mit Datumsangabe und, wenn möglich, mit Stempel. An dieser Stelle können Scans akzeptiert werden. Laden Sie danach das Dokument (mit allen Unterschriften) erneut hoch im Bewerberportal. Das sollte spätestens zwei Wochen vor Beginn des Praktikums erfolgt sein. Für Ihre eigenen Unterlagen organisieren Sie sich in jedem Fall ein Dokument mit allen Unterschriften im Original.  Sollte der fristgerechte Upload der Lernvereinbarung/des Learning Agreements problematisch werden, setzen Sie sich unbedingt mit der zuständigen Koordinatorin Sigrid Wille per E-Mail oder telefonisch in Verbindung.    

Schritt 2: ERASMUS-Zuschussvereinbarung mit Versicherungserklärung, ggf. Nachweis zum absolvierten Online-Sprachtest*   

Sie erhalten eine E-Mail, dass Sie die Zuschussvereinbarung herunterladen können sowie Informationen zum weiteren Ablauf. Gleichzeitig erhalten Sie die Versicherungserklärung und die ERASMUS+ Studierendencharta. Versäumen Sie hierbei keine Zeit; eine rückwirkende Förderung ist NICHT möglich! 

In der Zuschussvereinbarung sind die Bedingungen für die Förderung Ihres Praktikums festgelegt (Förderzeitraum sowie die Höhe der finanziellen Unterstützung und ggf. Zero-Grant-Zeiträume)   

Die Versicherungserklärung erhalten Sie als PDF-Dokument. Bitte ergänzen sie handschriftlich die Angaben zu den Versicherungen und unterschreiben die Erklärung mit aktuellem Datum.   

Senden Sie bitte 2 Ausfertigungen der Zuschussvereinbarung mit jeweils der Versicherungserklärung termingerecht per Post bzw. Expresspost an das LEONARDO-Büro Thüringen. Sämtliche Vertragsdokumente müssen hier vor dem Praktikumsbeginn vorliegen.   

*Für Praktika mit OLS: Sie werden für den kostenlosen Online-Sprachtest verbindlich angemeldet; diesen absolvieren Sie vor dem Beginn des Praktikums

Nach Vorlage der genannten Unterlagen und ggf. dem absolvierten Sprachtest erfolgt die Überweisung der Vorfinanzierungszahlung in Höhe von 80 % der Gesamtförderung innerhalb von ca. 10 Tagen (lt. Programmvorgaben spätestens innerhalb von 30 Tagen).   

Anschließend erhalten Sie per E-Mail Informationen bezüglich der erforderlichen Unterlagen nach dem Praktikum, so dass Sie über Ihre vertraglichen Verpflichtungen rechtzeitig informiert sind. Ihre persönliche Ausfertigung der Zuschussvereinbarung wird zusammen mit den Anlagen (Lernvereinbarung/Learning Agreement, Allgemeine Bedingungen, ERASMUS+ Studierendencharta, Erklärung zur Versicherung) per Post an Ihre Heimatanschrift, ggf. an die Anschrift am Praktikumsort geschickt.

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