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Ansprechpartner

Dr. Heike Schorcht

Qualitätsmanagementbeauftragte des Rektorates

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INHALTE

Unterstützende Dienstleistungsprozesse

Die Betriebseinheiten und die Verwaltung der TU Ilmenau sind qualifizierte dienstleistende Struktureinheiten für die weiteren Mitglieder, Angehörigen und Partner der Universität. Sie schaffen wesentliche Voraussetzungen für die Umsetzung der primären Prozesse, indem sie die unterstützenden Prozesse sichern und weiterentwickeln.

Das Leistungsportfolio der dienstleistenden Struktureinheiten wird regelmäßig überprüft, in Abhängigkeit von den Anforderungen der primären Prozesse weiterentwickelt und durch den Leiter der Struktureinheit als Empfehlung an das Rektorat weitergegeben.

Das Rektorat ist entsprechend der jeweiligen Geschäftsverteilung verantwortlich für das Qualitätsmanagement der Dienstleistungsprozesse, welches die Gestaltung und kontinuierliche Weiterentwicklung der unterstützenden Prozesse unter Beachtung der definierten Qualitätsziele umfasst.

Die Sicherung der Qualität der Dienstleistungen erfolgt durch regelmäßige Evaluation. Über die Ergebnisse der Evaluation der Dienstleistungen wird dem Rektorat berichtet.Entsprechend der Grundstruktur der Prozesslandkarte der TU Ilmenau werden die folgenden unterstützenden Dienstleistungsprozesse unterschieden:

  • forschungsbegleitende Dienstleistungen
  • studienbegleitende Dienstleistungen
  • Liegenschaftsmanagement
  • Personalmanagement
  • Finanzmanagement

Die Weiterentwicklung des QMS der Universität erfolgt im Rahmen dieser Prozesse. Dazu wird in den Geschäftsbereichen des Rektorates derzeit die konkrete Struktur einschließlich der Verantwortlichkeiten festgelegt. Anschließend erfolgt die Untersetzung der Prozesse durch die beteiligten Struktureinheiten.

Qualitätssziele für die Dienstleistungsprozesse

Ausgerichtet am Leitbild der TU Ilmenau wurden für die Dienstleistungen die folgenden Qualitätsziele definiert und durch das Rektorat festgelegt:

  • Abhängigkeit der festgelegten Zuständigkeiten definiert jede Struktureinheit ihr Leistungsportfolio und sichert ein personenübergreifend einheitliches und transparentes Vorgehen.
  • Jedes Universitätsmitglied gewährleistet über alle Kommunikationswege hinweg eine zielgerichtete Kommunikation.
  • Jede dienstleistende Struktureinheit definiert für die von ihr angebotenen Leistungen Fristen für die Bearbeitung der Sachverhalte und Antwortzeiten.
  • Jede dienstleistende Struktureinheit sichert die Einhaltung von gesetzten Terminen.
  • Jede dienstleistende Struktureinheit sichert die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der Bearbeitung der Sachverhalte.
  • Das Selbstverständnis der dienstleistenden Struktureinheiten spiegelt sich in lösungsorientiertem Arbeiten und Beraten.
  • Jede dienstleistende Struktureinheit sichert die fachlich kompetente Bearbeitung der Sachverhalte.
  • Die Mitarbeiter der dienstleistenden Struktureinheiten erhalten und erweitern eigenverantwortlich ihre Fachkompetenz.
  • Dienstleistende Struktureinheiten handeln im Interesse der Universität.
  • Dienstleistende Struktureinheiten sichern die strukturübergreifende Bearbeitung von Sachverhalten.
  • Dienstleistende Struktureinheiten sichern die Erreichbarkeit für Universitätsmitglieder durch geeignete Öffnungszeiten sowie definierte Ansprechpartner und Stellvertreter.

Auf der Basis der festgelegten Qualitätsziele erfolgt für jede dienstleistende Struktureinheit eine Untersetzung durch konkrete und bewertbare Qualitätskriterien, die anschließend als Bewertungsgrundlage im Kontext des Qualitätsmanagements genutzt werden sollen.