Das Qualitätsmanagementsystem der TU Ilmenau versteht sich als integriertes und selbstlernendes System, das dem Subsidiaritätsprinzip folgt. Den Fakultäten und Einheiten soll größtmögliche Selbstbestimmung und Eigenverantwortung für die Sicherung und Entwicklung der Qualität ihrer Studiengänge und Studienangebote ermöglicht werden. Daraus folgt eine Verteilung von Aufgaben und verantwortlichen Rollen:
Einen Überblick über Funktionen und Organe der TU Ilmenau, die akkreditierungsrelevante Aufgaben erfüllen (Fettdruck), gibt das Schaubild:
Aufgaben und Rollen im Qualitätsmanagementsystem
Die Präsidentin bzw. der Präsident vertritt die Hochschule nach außen und trägt Sorge für die Erfüllung der Aufgaben der Universität sowie die Sicherung der Qualität ihrer Arbeit. Sie oder er tragen Leitungsverantwortung innerhalb des Qualitätssicherungssystems.
Die Vizepräsidentin bzw. der Vizepräsident Studium und Lehre verantwortet den universitätsübergreifenden Kernprozess „Studium und Lehre“, d.h. sie bzw. er bestimmt die strategische und operative Ausrichtung des Qualitätsmanagements, leitet zugehörige Gremien (Senatsausschuss für Studium und Lehre, Zertifizierungs- und Akkreditierungskommission ZAK, AG QM-Beauftragte), verantwortet die zentral organisierten Inhalte, Instrumente und Prozesse zur Evaluierung und ist Schnittstelle zwischen dem Präsidium und den unterstützenden Bereichen in der Verwaltung der Universität und in den Fakultäten.
Die Stabsstelle Digitale Prozesse und Qualitätsmanagement berät und unterstützt Mitglieder und Angehörige der Universität bei der Wahrnehmung ihrer jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Qualitätsmanagement im Bereich Studium und Lehre. Außerdem fungiert sie als Geschäftsstelle der ZAK und unterstützt deren Mitglieder bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten. Sie plant, koordiniert und kontrolliert die notwendigen Verfahrensschritte der internen Zertifizierung und Akkreditierung.
Dem Senat obliegt u.a. der Beschluss zur Einrichtung, Änderung und Aufhebung von Studiengängen und, in diesem Zusammenhang, die Beschlussfassung zu Akkreditierungsentscheidungen für jeden Studiengang.
Der Senatsausschuss für Studium und Lehre ist zuständig für die Vorbereitung der Beschlussfassung über die Einrichtung, Änderung und Aufhebung von Studiengängen.
Dieser internen Kommission obliegt die Prüfung der Studiengänge hinsichtlich geltender externer und interner Vorgaben im Rahmen der internen Akkreditierung sowie die Ableitung einer entsprechenden Akkreditierungsempfehlung für den Senat. Die ZAK ist eine Kommission des Senats und gibt die Empfehlung zur Akkreditierung direkt an den Senat. Dem Senatsausshuss Studium und Lehre wird die Akkreditierungsempfehlung zur Kenntnis gegeben.
Dekaninnen und Dekane führen den Vorsitz im Dekanat, vertreten die Fakultät innerhalb der Hochschule, entscheiden in Angelegenheiten der Fakultät und vollziehen deren Beschlüsse. Sie tragen Sorge für die Erfüllung der ihrer Fakultät übertragenen Aufgaben und sichern die Qualität der Aufgabenerfüllung in der Fakultät.
Prodekane und Prodekaninnen für Studium und Lehre verantworten das Qualitätsmanagement auf der Ebene der Fakultäten. Sie tragen insbesondere Sorge dafür, dass das Lehrangebot den Prüfungs- und Studienordnungen entspricht, das Studium innerhalb der Regelstudienzeit ordnungsgemäß durchgeführt werden kann und die Studierenden angemessen betreut werden. Sie sind für die Evaluation der Lehre unter Einbeziehung studentischer Bewertungen verantwortlich sowie für die Sicherstellung der Akkreditierung aller Studiengänge der Fakultät.
Der Rat jeder Fakultät berät und entscheidet in Angelegenheiten, die für die Fakultät von grundsätzlicher Bedeutung sind. Er unterbreitet dem Senat insbesondere Vorschläge zur Einrichtung, Änderung und Aufhebung von Studiengängen, beschließt über den Erlass Besonderer Bestimmungen der Prüfungs- und Studienordnungen im Einvernehmen mit dem Studienausschuss und trägt Verantwortung für die Umsetzung des Qualitätsmanagements auf Fakultätsebene, hinsichtlich der ihr zugeordneten Studiengänge in Zusammenarbeit mit den zuständigen Studiengangkommissionen. Die Fakultät ist verantwortlich dafür, die Akkreditierung ihrer Studiengänge zu überwachen. Der Fakultätsrat beschließt in diesem Zusammenhang die Beantragung einer (Re-)Akkreditierung.
Jede Fakultät verfügt über eine Studienkommission. Diese Kommission unterstützt und berät die Dekanin bzw. den Dekan bei der Erfüllung ihrer bzw. seiner Aufgaben und bereitet die Fakultätsratsbeschlüsse im Zusammenhang mit Lehre und Studium vor. Ihr obliegt u.a. die Qualitätssicherung der Lehrinhalte. Der Studienkommission gehören der zuständige Prodekan als Vorsitzender ohne Stimmrecht und mindestens jeweils zwei Vertreter der Gruppen der Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer, der Studierenden und der akademischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Stimmrecht an.
Jedem Studiengang einer Fakultät ist eine Studiengangkommission zugeordnet. Die Studiengangkommissionen befassen sich mit dem Qualitätsmanagement und der Weiterentwicklung des ihr zugeordneten Studienganges. Sie dient der Vorbereitung und Unterstützung der Studienkommission und des Fakultätsrates der zuständigen Fakultät bei der Einrichtung, Änderung und Aufhebung sowie Akkreditierung eines Studienganges.
Die Qualitätsmanagementbeauftragten (QM-Beauftragte) der Fakultäten, wissenschaftlichen Einrichtungen und der Studierendenschaft der Universität unterstützen bei der Wahrnehmung der Aufgaben im Rahmen des Qualitätsmanagements, insbesondere bei der Ausgestaltung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems der Universität, einer fakultätsübergreifenden Weiterentwicklung der Qualitätssicherung in Studium und Lehre und der Förderung der Qualitätskultur in Studium und Lehre.
Die Arbeitsgruppe ist Diskussionsplattform für Themen der Qualitätsentwicklung im Bereich Studium und Lehre an der Universität. Die Arbeitsgruppe arbeitet der Universitätsleitung in ihrer Leitungsverantwortung innerhalb des Qualitätssicherungssystems zu.