Projekt: FRISTENKATALOG

   
Adobe Stock, käuflich erworben durch Kürbis

Projektziel

Erarbeitung eines Fristenkataloges, der

     das Schriftgut der Technischen Hochschule in seiner Bandbreite abbildet,

     dem aktuellen Recht entspricht

     die Rechtsgrundlage enthält und

     einfach zu benutzen ist.

Ansprechpartner

Dr. Anja Kürbis

Inhaltliche Betreuung und Weiterentwickung

Maximilian Gagewi

Technische Betreuung und Weiterentwicklung

Kontakt

Aufbewahrungsfristen@tu-ilmenau.de

+49 3677 69-1715


Projektteam

Dr. Beate Schlütter (Dekanat Fakultät Maschinenbau)

Sylvia Klawitter (Datenschutzbeauftragte)

Sven Griebert (IT-Prozesse und Projekte in der Verwaltung)

Petra Lindner, Heidi Knörich, Dr. Anja Kürbis (Universitätsarchiv)

Projektlaufzeit

2012 - 2016

12.2011 Auftrag der Kanzlerin

11.2016 Erlass durch den Rektor

03.2017 Freischaltung für alle

Projektergebnis

Über 400 Datensätze umfasst der Fristenkatalog. Jeder Datensatz enthält die Schriftgutart, die Aufbewahrungsfrist, die rechtliche Grundlage, den Strukturbereich sowie eine Verschlagwortung. Die Suche kann über die Strukturbereiche, die Schriftgutart, die Schlagworte oder schlicht als Volltextsuche vorgenommen werden. Aus dem Datensatz heraus kann der Nutzer direkt in Kontakt zum Archiv treten, um Korrekturen oder Ergänzungen anzumelden. Die Usability orientiert sich bewusst an intuitiv und nutzerfreundlichen Plattformen.

Die inhaltliche und technische Betreuung des Fristenkatalogs obliegt dem Universitätsarchiv.

Weiterentwicklung

Seit 2019 haben wir den Fristenkatalog inhaltlich und technisch ausgebaut. Folgende Funktionalitäten wurden hinzugefügt:

Erweiterung des Datensatzes um die Bewertungsentscheidung des Archivs bzw. der Möglichkeit der vereinfachten Kassation
Möglichkeit der direkten Verlinkung auf den einzelnen Datensatz
Gewährleistung der Barrierefreiheit

Auszeichnung

Für den Fristenkatalog erhielt das Universitätsarchiv Ilmenau 2017 den Thüringer Archivpreis der Sparkassen-Kulturstiftung Hessen-Thüringen und des Landesverband Thüringen innerhalb des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. Hervorgehoben wurde besonders die Innovation des Projektes sowie die Freigabe für alle Interessierten. Die Verleihung der Urkunde erfolgte im Rahmen eines Festaktes an der Technischen Universität durch die Staatssekretärin für Kultur und Europa, Dr. Babette Winter, am 19. Dezember 2017.