Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Bearbeitung des Vorgangs abgeschlossen wurde, und endet am 31.12. des errechneten Kalenderjahres. Der Abschluss der Bearbeitung bezieht sich immer auf den gesamten Vorgang und das Datum der jüngsten Bearbeitung (z.d.A.-Vermerk), nicht auf das Einzeldokument. Wird die Bearbeitung des Vorgangs innerhalb der laufenden Aufbewahrungsfrist wieder aufgenommen, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Abschluss der Bearbeitung von vorn.
Beispiel Studentenakte: Die Studentenakte beinhaltet den Vorgang der Verwaltung eines Studenten. Mit der Exmatrikulation des Studenten wird die Bearbeitung beendet, der Vorgang geschlossen. Studentenakten haben an der Technischen Universität Ilmenau eine Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren, die v.a. mit der Wahrung rechtlicher Belange der Studenten begründet ist. Auch wenn der Vorgang Unterlagen enthält, welche, wie z.B. Krankenscheine etc., kürzere Aufbewahrungsfristen aufweisen, richtet sich die Bemessung der Aufbewahrungsfrist nach der längsten Frist. Im Fall der Studentenakte ist es das Abschlusszeugnis, welches einer Frist von 50 Jahren unterliegt.
Die Zählung der Aufbewahrungsfrist beginnt, wenn die letzte Bearbeitung am 30.09.2020 erfolgte, am 01.01.2021. Sie endet 50 Jahre später, am 31.12.2071. Erst ab dem 01.01.2072 kann die Studentenakte ausgesondert werden. Entscheidet sich der Student wenige Jahre nach seiner Exmatrikulation für die Fortsetzung des Studiums (z.B. Masterstudium), wird der Vorgang der Studentenverwaltung wieder aufgenommen und die Aufbewahrungsfrist neu berechnet.